分譲マンション管理事業Condominium management
皆様の快適で安全な暮らしを守るためには適切なマンション管理が重要ですが、これを担うのは共用部分や敷地などの維持管理を目的として区分所有者全員で構成される管理組合です。しかし、管理組合だけでは理想のマンションライフの実現は難しく、マンション管理組合の70％以上はプロである管理会社にその業務の全てを委託しているといわれています。私たちは専門家として、マンションの資産価値の維持向上に努め、建物・設備の保守保全を行い、快適で安心な暮らしをサポートします。
事務管理業務
物件担当者による総会、理事会支援や管理費、修繕積立金などの徴収・保管及び、収支報告・決算業務等になります。
総会・理事会の支援業務
マンション管理において主体となるのは組合員である区分所有者全員で構成する管理組合となり、その執行機関である理事会となります。管理組合では理事会主導で年1回開催される定期総会において、当該年度の事業報告、会計報告や次年度の事業計画、予算の立案から管理規約の変更、修繕工事の実施等マンション管理において重要かつ様々な案件が決議されます。
当社は理事会や総会に出席し、理事会・総会において要となる議案書作成や開催案内、会場準備などから議事進行サポート、議事録の作成補助などの業務を行います。
また、毎月理事長様に前月の会計、点検、清掃・工事の報告を管理業務報告書において行います。トラブルが発生した場合には、理事長様・理事会様へ状況と対応結果について、速やかにご報告いたします。
これに加え当社では理事会・総会活動におけるDX化推進（デジタルトランスフォーメーション）を図り、お客様のニーズに対応する環境を整えており、オンライン理事会や総会のライブ配信、総会出欠届のオンライン化などを提案し、より管理組合活動に参加しやすい環境を醸成しております。
オンライン理事会
仕事や育児で理事会に参加できない・・・etc
オンライン理事会ではスマートフォンやパソコンなどで外出先でも家の中でも参加可能。
- ○出張先でも
- ○マンション外に居住していても
総会出欠届のオンライン化
スマートフォンで自宅から・外出先から24時間いつでも出欠届が提出可能。急な用事で参加出来なくなった際は出席届けから委任状や議決権行使書への変更も可能。
- ○出張先でも
- ○マンション外に居住していても
会計事務業務
（１）管理組合の収入および支出の調定
- ①収支決算案の素案の作成
会計年度期末を迎えると適正な会計が行われたことを確認し、翌会計年度の収支改善に繋げます。 - ②収支予算案の素案の作成
翌会計期の収支案のため素案を作成します。それぞれに見合った収支改善案をご提案し、それに基づいた翌会計期の見通しを立てます。 - ③収支状況の報告
毎月末日までに前月における収支状況を報告します。
書面による報告の他、管理組合の承諾がある場合は、電磁的方法による報告が可能です。
DX化を推し進めている当社は、皆様のご理解のもと電磁的方法を基本とし、ご提供する報告書はスマートフォンなどからも参照可能です。
（２）出納業務
管理組合口座からの入出金を代行し、管理する業務です。 会計担当者が実施しており、次の4つに分けられます。
- ①組合員が納入する管理費、修繕積立金、専用使用料その他の金銭の収納
管理費・修繕積立金等の他にマンションで一括加入しているインターネット代や駐輪場などの使用契約に基づく使用料の収納などが含まれます。
管理費等は収納代行するファクタリング会社によって、個々の組合員様が指定した銀行口座よりお引落させていただきます。 - ②管理費等滞納者に対する督促業務
督促業務には次の表の通り、通常督促業務と特別督促業務がございます。当社では滞納額が深刻な滞納状況とならないよう管理費の支払いが滞りがちな組合員様へ特別なアプローチを適宜行っております。 - ③管理組合の経費の支払い
経費の支出をまとめ決裁と支出伺いという定められた手続きに基づいて、精算を行います。 - ④管理組合の会計に係る帳簿の管理
会計に係る帳簿は領収書などの証憑と共に保管します。決算終了後の閉鎖した帳簿は原則として管理組合保管となります。
通常督促業務
管理委託契約範囲内で通常督促業務を遂行
未収金については、1ヶ月目以降は請求書での督促、電話による督促、訪問による督促を行います。6ヶ月を超えて滞納した場合には、管理組合様と協議の上、内容証明郵便等による督促を含めた対応をご提案します。
状況を明らかにし報告
月次報告書の中に未納者リストを整備し、毎月ご提出します。未納者に対する書面・電話・訪問等による督促では、必ず督促担当者、対応履歴結果を明確にし、督促履歴としてデータベースに蓄積します。また住所不明の場合などは登記簿調査や住民票調査も行います。（※要実費）
各種点検等の助言
マンション管理に置いて法律で実施が義務づけられている「法定点検」と自主的に行う「任意点検」とがありますが点検等の結果を踏まえた上で、適切な管理運営の為のアドバイスを行います。また月に2回以上行う巡回により、隅々まで行き届いた管理を実現しております。
通常督促業務
特別督促業務
専門スタッフが督促サポート
長期滞納や回収不能者への対策として、専門スタッフが支払督促の申立、強制執行等のさまざまな法的手続きをご提案・サポートします。場合によっては弁護士の紹介も行います。
管理会社変更前の督促業務も引き継ぎ
管理会社変更により他社様から千野建物管理が管理を引き継いだ場合、管理開始以前の未収金についても督促業務を行います。
特別督促業務
長期修繕計画書の作成
大切な皆様の資産であるマンションを維持管理していく上で、必要不可欠なものが長期修繕計画書です。当社においてはマンション管理組合様からご要望頂き次第、可能な限り長期に渡って快適で安心な生活が長くおくれるよう、計画的な修繕を提案させて頂きます。国交省のガイドラインにおいては5年ごとの見直しが提案されており、建築費の変動や建物の現状を把握したうえで、既存の長期修繕計画書の見直しの支援も可能です。
その他 管理組合運営のサポート
具体的な取り組みの事例
- ○共用部電気のクリーンエネルギー化 ／ LED照明の導入や照明点灯時間の調整による省エネ化
電子ブレーカー導入や電力会社変更提案による電気料金の削減 - ○緑化の促進 ／ 外壁の緑化、エントランスに観葉植物配置
- ○植栽計画・設計 ／ 入居後の維持管理コストの低減に配慮しながら、雑草の発生を抑え、害虫を招きにくい樹種を選定
- ○安全と快適を目的としたメンテナンスを通じた建物の長寿命化、省資源化の提言
- ○高齢者にやさしいマンション 見守りサービス、ユニバーサルデザインの促進
- ○防災対策 ／ ハード面の対応に加え、防災マニュアルの配布や防災訓練のサポート
- ○イベントサポート ／ 七夕・クリスマス・ハロウィンなどのイベントの企画・運営サポートにより居住者や地域コミュニティの醸成
管理員・清掃業務
日常の受付、清掃から年に数回行う定期清掃、必要な年度に行う雑排水管清掃が主な業務となります。特に重要となるのが管理員が行う業務です。
居住者様の一番身近で作業する管理員が日常の業務を通じ頂くご意見や、要望を受け取り担当フロントマンへ伝えることにより、今必要な管理が行うことが可能です。
管理員業務
管理員の業務形態には、巡回・通勤・住み込みなどの方式があります。 マンションの規模等によって適切な管理方法があり、管理員が日常清掃業務を行う場合もあります。
- ○受付業務
来客者の対応・各種届出書類の受付を行います。 皆様に快適に過ごして頂くため、ホスピタリティの向上を重視しており、適時組合員様にアンケート等を行い 随時ご満足の頂ける対応が出来るよう教育を行っております。 - ○外観目視点検
建物・設備・施設の日常点検を行います。 - ○立会い業務
保守点検、営繕工事、定期清掃、ごみ収集時に立ち会います。
清掃業務
- ○日常清浄
エントランス・共用廊下等の共用部分の清掃や適時ゴミ出し等を行います。 - ○定期清掃
エントランスや共用廊下、階段の高圧洗浄やエントランスの窓などの清掃を年数回行います。 - ○雑排水管清掃
住戸内の雑排水管及び共用部分の横引管の清掃を行います。
各種点検業務
マンションの維持管理を行うための法定点検、設備点検等となります。
各設備において専門的なスタッフによる点検を行うことが、適切なメンテナンスを行う上で最も重要となります。
消防設備点検/防災訓練
消防法に基づく消防設備（火災報知器等）の法定点検を行います。避難訓練・消防訓練も実施します。また必要な際は消防計画の資料作成においても、アドバイスや支援を行います。
エレベーター点検
年1回の法定点検や毎月の遠隔点検、数カ月に一度停止点検を行います。
機械式駐車場点検
オイルの注入や劣化状況の確認などのメンテナンスを行います。
建築設備定期検査等
建築基準法第12条に基づく、建築設備定期検査、特定建築物定期検査、防火設備検査の法定点検を行います。
外観目視/設備総合点検
技術者による建物や設備の外観目視・作動点検を行います。
その他設備点検
給排水ポンプ、自動ドアや宅配ボックスなどマンション内の設備点検・簡易清掃を行います。
緊急時のサポートについて
24時間365日 安心の連絡体制によって緊急対応を行います。
緊急センターおよび警備会社など関係各所と連携を取り、物件担当者が状況を確認しながら対応。
発生〜対応〜完了のセクション毎に管理組合様へ適宜報告・相談いたします。
※対応内容により、別途費用が発生します。
その他快適な暮らしの為に
さまざまな多くの方が居住するマンション管理組合において居住者間のコミュニケーションの形成が必要不可欠となります。
コミュニケーションの形成は快適な暮らしだけでなく、居住者様達の協力が必要な災害時や防犯的な面においてもプラスに作用することが多く、当社においてはさまざまなイベント等の提案を行っております。
大規模修繕について
マンションにおいて定期的に大規模な修繕が必要となりますが、工事費用として数千万円が必要となります。その為、的確な試算を行い計画的に修繕を行うことが必要です。
修繕工事サポートについて
ニーズにあわせた適切なコンサルティングでサポート
大切なマンションを20年後、30年後も資産価値を維持し、さらに暮らしやすさを追求していくために、将来に向けて必要な資金を積み立てて準備する指標として長期修繕計画を立案。専門スタッフが厳密な計画を立てて補修や大規模修繕工事をご提案し、具体的に進めていきます。日常的な修繕から大規模修繕、そして建替えに至るまで、一貫したコンサルティングで管理組合様をサポートします。
